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Télétravail : quelle indemnité octroyer

Publié le 22 Février 2021

Avec la crise sanitaire que nous connaissons, le télétravail s’est imposé dans de nombreuses entreprises et le nombre de télétravailleurs a considérablement augmenté. Quelle indemnité peut ou doit être octroyée au travailleur qui effectue désormais une partie de son travail à son domicile ?

Qu’est-ce que le télétravail ?

Le télétravail est une forme d’organisation du travail utilisant les technologies de l’information et permettant aux travailleurs d’effectuer un travail, qui aurait normalement pu être effectué dans les locaux de l’entreprise, en dehors de ces locaux.

On distingue trois formes de télétravail :

  • le télétravail structurel : il s’agit du télétravail effectué de façon constante, régulière et permanente. Le télétravail structurel doit faire l’objet d’une convention écrite (ou d’un avenant au contrat de travail);
  • le télétravail occasionnel : on vise ici le télétravail effectué de manière exceptionnelle en cas de force majeure (c’est-à-dire dans les cas où le travailleur, en raison de circonstances imprévues et indépendantes de sa volonté, ne peut effectuer ses prestations sur son lieu de travail habituel), ou pour des raisons personnelles (qui l’empêchent d’effectuer ses prestations de travail dans les locaux de l’entreprise);
  • le télétravail rendu obligatoire ou recommandé par les autorités publiques dans le cadre des mesures prises pour lutter contre la propagation du coronavirus (valable jusqu’au 31 décembre 2021). Ce dernier ne s’applique qu’aux entreprises qui n’ont pas élaboré de régime propre au 1er janvier 2021 dans le cadre du télétravail structurel ou occasionnel (nouvelle convention collective de travail n° 149 ayant une valeur supplétive).

Devez-vous octroyer une indemnité à vos travailleurs ?

À nouveau, il faut distinguer le télétravail structurel et le télétravail occasionnel. Dans le cadre du télétravail structurel, l’employeur est en principe tenu de fournir au télétravailleur les équipements nécessaires. Il doit intervenir dans le coût des connexions et des communications liées au télétravail.

Si le télétravailleur utilise son propre matériel, tous les frais liés à son usage incombent à l’employeur et le travailleur a ainsi droit à un remboursement de ces frais de la part de son employeur.

En revanche, pour le télétravail occasionnel, il n’y a pas d’obligation d’intervenir dans les frais. Le choix est laissé à l’employeur.

En ce qui concerne la nouvelle forme (temporaire) de télétravail, l’employeur doit fixer des règles et des dispositions concrètes pour chaque télétravailleur concernant la mise à disposition par l’employeur des équipements et de l’assistance technique nécessaires au télétravail, l’octroi d’un remboursement des frais lorsque le télétravailleur utilise son propre matériel et les frais de connexion supplémentaires.

En cas d’octroi d’une indemnité, quel est le montant exonéré de cotisations sociales et de précompte professionnel ?

Une indemnité de bureau de 129,48 € par mois peut être octroyée. Ce montant couvre les frais liés à l’aménagement et à l’usage (y compris la location et les amortissements éventuels) d’un bureau, de matériel informatique et d’impression, de petits matériels de bureau, de fournitures de base telles que l’eau, l’électricité et le chauffage, des frais d’entretien, d’assurances, de précompte immobilier,… au domicile privé du travailleur.

Le fisc se montre cependant plus strict que l’O.N.S.S. et impose que les travailleurs télétravaillent au moins cinq jours ouvrables par mois. De plus, aucune distinction n’est faite entre différentes catégories de fonctions. Le même montant maximal doit être octroyé à tous les travailleurs qui effectuent du télétravail de manière régulière et structurelle.

Par ailleurs, les frais suivants peuvent également faire l’objet d’un remboursement :

  • utilisation de son propre PC : forfait de max. 20 € par mois;
  • utilisation de sa propre connexion internet : forfait de maximum 20 € par mois.

Pour le fisc, le cumul des frais de bureau et des frais de PC/internet n’est pas prévu dans la circulaire qui traite du remboursement de ces frais. Il est donc recommandé de demander un ruling.

Si le travailleur doit effectuer d’autres dépenses (utilisation de son propre téléphone, achat d’un écran ou d’un scanner…), l’employeur peut également les rembourser. Pour cela, il n’existe pas de forfait. Le remboursement doit s’effectuer sur la base des coûts réels.

Il revient donc à l’employeur de choisir entre du matériel mis à la disposition du travailleur et/ou l’octroi d’indemnités de remboursement de frais, de manière claire et concertée.

Article rédigé par Nathalie Wellemans, Legal Advisor Senior chez Group S

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